Meillä kaikilla on Teams - mitä seuraavaksi?

Teams tuli työpöydällemme kun Microsoft päätti korvata laajalti käytetyn Skypen. Teamsin käyttö räjähti Covid-19 epidemian myötä ja se on tullut jäädäkseen meidän jokaisen arkeen.

Teams kokouksiin ja viestintään - mutta mihin muuhun?

Teams on helppokäyttöinen ja näppärä alusta kokousten pitämiseen, chat-tyyppiseen viestintään ja tiedonjakoon. Teams ei kuitenkaan suoraan sellaisenaan ratkaise kaikkia liiketoiminnan tarpeita. Itseasiassa, se voi jopa tuoda enemmän sekaannusta ja hässäkkää arkeen.

Olemme huomanneet, että kun aiemmin riitti, että enää ei riitä että etsii viestejä sähköpostista. Osa viestinnästä on sähköpostin lisäksi hajaantuneena Teams tiimeihin ja kanaviin (joita molempia on useita). Viestintä helpottui, mutta tiedonhallinta välttämättä ei.

Teams on hieno palvelu kokoustamiseen ja nopeaan viestintään. Se toimii pc:llä ja mobiilissa, kotona, konttorilla, kentällä ja osana O365-palveluja tuo yrityksen viestinnän hallitun ICT:n piiriin (vrt. kuluttajille tarkoitetut viestipalvelut).

Suunnittele ja johda Teamsin rooli ja käyttöönotto

Teamsin käyttöönotto on, kuten olemme nähneet todella helppo. Kaikki osaavat chatata ja kokousta ilman isompia koulutuksia. Mutta Teamsin mahdollisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen organisaation tiedonhallinnassa vaatii suunnittelua, sopimista ja johtamista.

Hyödyntääkseen Teamsiä tehokkaasti, kannattaa käyttö suunnitella, sopia käytännöt, miettiä käyttäjäryhmät ja niiden hallinta. Tiimien ja kanavien suunnittelu (aihealueet ja nimeäminen), sopia mitä asioita missäkin kanavassa viestitään ja mihin mitäkin tietoa tallennetaan. Jos pelisääntöjä ei ole sovittu, voi käyttö ja tiedon löytäminen tuntua "sekavalta" ja hankalalta. Teamsin tehokas hyödyntäminen vaatii suunnittelua, sopimista ja tiettyä kurinalaisuutta.

Yksi tapa jäsentää Teamsin käyttöä on hyödyntää sisäisen viestinnän osalta organisaation toimintoja tiimitasolla kuten myynti, markkinointi, kehitys, toimitukset, tuotanto, palvelut, HR, talous, johtoryhmä jne. Ao osastojen/tiimien asiat voidaan hoitaa Teams tiimien ja kanavien kautta. Paljon käytetty tapa on myös nostaa tärkeimmät asiakkuudet omiksi tiimeikseen, joiden alle kanaviin esim. kehitysasiat, projektit, palvelunhallinta. Monesti myyntihankkeet kootaan yhteen tiimiin joiden alle hankkeet omina kanavinaan. Teamsin "täbit" mahdollistavat tukevien järjestelmien kuten CRM tai dokumentinhallinta kätevän linkittämisen. Näin tieto on helposti löydettävissä.

Miten roolittaa Teams ja sähköposti?

Oma näkemykseni on että Teams on sähköpostia kätevämpi organisaation päivittäiseen johtamiseen, asiakashankkeisiin yms. liittyvään yhteydenpitoon. Nopeat kysymykset, vapaamuotoinen chat-tyyppinen viestintä ja tietysti kokoukset ovat Teamsin vahvuuksia.

Sähköpostiin verrattuna Teamsin etu on että viestintä ei hautaudu yksittäisten henkilöiden sähköposteihin ja toisaalta vältytään pitkiltä jakelulistoilta. Sähköposti ei erottele onko viesti tarkoitettu sinulle vai oletko vain cc:nä. Teamsissa sinun reagoitavaksi tarkoitettu viesti erottuu niistä, jotka ovat "vain tiedoksi". Helpottaa kummasti arkea.

Teams "venyy" myös asiakasprojektien ja yhteistyökumppaneiden kanssa käytävään viestintään ja yhteydenpitoon.

Sähköpostilla on edelleen tärkeä rooli virallisessa asiakas- ja kumppaniviestinnässä sekä sisäisesti, varsinkin henkilökohtaisten, esim. työsuhteeseen liittyvien, viestien kohdalla. Samoin, sähköpostissa on laajemmat muokkausmahdollisuudet ja helpompi tehdä jäsenneltyjä viestejä.

Älä unohda johdon roolia!

Modernin teknologian mahdollisuuksien hyödyntäminen edellyttää johdon sitoutumista, esimerkkiä ja johtamista. Sama pätee Teamsin tehokkaaseen hyödyntämiseen. Olemme jo oppineet kokoustamaan ja muutoinkin toimimaan etäkokouksissa, mutta Teams mahdollistaa paljon enemmän.

Teams mahdollistaa tietotyötä tekevien organisaatioiden entistä tehokkaamman työskentelyn. Se tukee tiedon ja parhaiden käytäntöjen jakamista ja hyödyntämistä helpottaen ja sujuvoittaen tekijöiden arkea. Teams tukee johtamista, johtoryhmätyöskentelyä, osastojen ja tiimien työskentelyä ja säännöllistä yhteydenpitoa. Suunniteltuna ja johdettuna Teams tukee ja tehostaa organisaation, asiakkuuksien, myyntihankkeiden ja projektien johtamista tarjoten liiketoimintajohdolle läpinäkyvyyttä johtamisen ja päätöksenteon tueksi.

Teams on yksi palikka kun organisaatiot digitalisoivat prosessejaan. Se ei yksin riitä, mutta on uskaliasta jättää sen mahdollisuudet hyödyntämättä. Mutta miten, siihen palataan seuraavassa kirjoituksessa.